Schimbarea persoanei sau a firmei care administrează un condominiu este una dintre puținele decizii pe care proprietarii le pot lua singuri, fără avize și fără acordul vreunei autorități, și totodată una dintre cele mai des amânate. Motivul este procedural: asociația știe că lucrurile nu merg, dar nu știe în ce ordine se fac pașii, cine convoacă adunarea, ce se votează exact și ce se întâmplă cu banii și cu documentele în intervalul dintre doi administratori. Ghidul de mai jos parcurge procesul în ordinea în care se desfășoară efectiv, de la primul indiciu că problema ține de administrare până la prima listă de plată emisă de noua echipă.
Pasul 1. Separă problema de administrare de problema de buget
Prima decizie nu este „schimbăm administratorul”, ci „stabilim dacă administratorul este cauza”. Multe asociații schimbă firma și descoperă după șase luni că întreținerea a rămas la fel de mare, pentru că problema era la izolația termică, la pierderile din rețeaua de distribuție sau la un consum comun nemăsurat. Diagnosticul se face pe indicatori, nu pe impresii din grupul de mesagerie al scării.
- rata de încasare sub 85% din facturarea lunară, trei luni consecutive;
- lista de plată afișată constant la peste 30 de zile de la închiderea lunii;
- diferență între soldul scriptic al fondului de reparații și soldul din extrasul bancar;
- facturi de utilități achitate cu penalități de întârziere, deși încasările au fost normale;
- amânarea repetată a punerii la dispoziție a situației soldurilor elementelor de activ și de pasiv;
- sesizări tehnice fără răspuns scris peste 30 de zile.
Dacă bifezi cel puțin trei dintre punctele de mai sus, problema este de gestiune. Dacă bifezi doar unul, iar acela ține de costuri, un audit energetic sau o verificare a instalației costă mai puțin decât o schimbare de administrator făcută prost.
Pasul 2. Citește contractul în vigoare și fixează calendarul real
Al doilea pas este citirea contractului existent, împreună cu hotărârea adunării generale prin care administratorul a fost angajat. Aici se decide cât durează întreaga operațiune. Sunt două situații complet diferite. Dacă administratorul are contract individual de muncă, încetarea se face după regulile Codului muncii — desființarea efectivă a postului, cu preaviz de minimum 20 de zile lucrătoare — și orice grabă se poate transforma într-un litigiu de muncă pe care asociația îl pierde. Dacă administrarea este prestată de o firmă, contractul de prestări servicii prevede de regulă un preaviz de 30 de zile și, uneori, penalități pentru denunțare unilaterală înainte de termen.
Verifică în paralel trei clauze pe care asociațiile le descoperă prea târziu: cui aparțin datele din programul de administrare, dacă există obligație de predare în format electronic și dacă tariful include contabilitatea și casieria sau acestea sunt facturate separat. Un calendar realist, pentru un bloc de 50-80 de apartamente, înseamnă 6 până la 10 săptămâni de la prima discuție serioasă până la prima lună administrată de echipa nouă.
Pasul 3. Cere documentele și fă verificarea financiară înainte de vot
Votul luat fără cifre se contestă ușor și, mai important, lasă asociația fără punctul de plecare al noii gestiuni. Înainte de adunare, comitetul executiv sau un grup de proprietari solicită în scris, cu număr de înregistrare, un set minim de documente: situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv, listele de plată pe ultimele 12 luni cu facturile-suport, extrasele contului asociației, registrul de casă și chitanțierul, fișa fondului de reparații și a fondului de rulment, lista restanțierilor cu sumele și vechimea lor, contractele cu furnizorii și scadențele lor.
Aceeași disciplină a verificării pe hârtie se aplică și în afara asociației — la vânzarea unui apartament, cumpărătorul cere adeverința privind restanțele, iar logica verificării este aceeași din ghidul despre cum evaluezi un cartier înainte de a te muta acolo. La nivel de condominiu, verificarea are însă și un cost: o expertiză contabilă independentă pentru doi-trei ani de gestiune, la un bloc de 60 de apartamente, se plătește în 2026 cu circa 1.500-4.000 de lei, iar un cenzor extern, cu 250-600 de lei pe lună. Sume mici față de un fond de reparații al cărui sold nu poate fi confirmat cu un extras bancar.
Pasul 4. Convoacă adunarea generală și construiește o hotărâre care rezistă
Adunarea generală extraordinară poate fi convocată de președinte, de comitetul executiv sau la cererea a cel puțin 20% dintre proprietarii membri. Convocarea pentru adunarea ordinară se face cu cel puțin 10 zile înainte, iar pentru cea extraordinară sau pentru reconvocare, cu cel puțin 3 zile. Hotărârile se adoptă dacă sunt prezenți, personal sau prin reprezentant, jumătate plus unu dintre membri; dacă acest cvorum nu se întrunește, adunarea se reconvoacă în maximum 15 zile, iar la a doua întrunire se poate decide indiferent de numărul celor prezenți, cu votul majorității lor — însă numai dacă există dovada convocării tuturor proprietarilor: tabel convocator semnat sau scrisoare recomandată cu confirmare de primire, plus afișarea la avizier.
Ordinea de zi trebuie să conțină puncte distincte, formulate ca decizii, nu ca teme de discuție: încetarea contractului cu administratorul actual și data de la care produce efecte; mandatarea președintelui să semneze și să comunice notificarea; verificarea gestiunii de către cenzor sau expert contabil, cu termen; aprobarea criteriilor de selecție și a plafonului tarifar; desemnarea noului administrator, cu tariful și garanția aferente. Procesul-verbal se semnează, iar hotărârea se afișează. Termenul legal în care un proprietar nemulțumit o poate ataca în instanță este de 45 de zile de la adoptare, așa că orice viciu de convocare se plătește cu repetarea întregului proces.
Pasul 5. Selectează pe caiet de sarcini, nu pe cel mai mic tarif
Selecția începe cu o pagină de caiet de sarcini: numărul de apartamente și suprafețele utile, echipamentele pe care le are clădirea (ascensoare, hidrofor, centrală de bloc, sistem de acces, pompe de incendiu), serviciile cerute și frecvența lor, termenele fixe — data până la care se afișează lista de plată, ziua de casierie, timpul de răspuns la o sesizare — și formatul raportării lunare. Pe același caiet se cer minimum trei oferte, altfel comparația este imposibilă.
- atestatul de administrator de condominii emis de primar, în termen de valabilitate, plus cazierul judiciar și cel fiscal;
- polița de răspundere civilă profesională — lipsa ei este contravenție, sancționată cu amendă de 500-3.000 de lei;
- garanția constituită în favoarea asociației, stabilită prin hotărârea adunării generale;
- referințe verificate la două asociații de mărime similară, cu întrebări concrete: în câte zile se răspunde la o sesizare și cum arată o listă de plată emisă de ei;
- lista explicită a serviciilor incluse în tarif și a celor facturate separat.
Ca ordin de mărime pentru 2026, administrarea unui bloc vechi într-un oraș mare se contractează la 15-22 de lei pe apartament pe lună pentru pachetul de bază, iar într-un ansamblu nou, cu pază, spații verzi și mai multe instalații, la 25-45 de lei pe apartament. Contabilitatea separată se tarifează cu 4-8 lei pe apartament, casieria cu 3-5 lei, iar platforma de administrare online cu 2-5 lei. Ofertele mult sub aceste praguri exclud, aproape întotdeauna, contabilitatea, casieria sau prezența fizică în bloc.
Pasul 6. Contractul și cele 5 zile ale predării gestiunii
Momentul critic nu este votul, ci predarea. Legea 196/2018 este explicită: la schimbarea administratorului, cel care pleacă predă noului administrator, în termen de 5 zile de la încetarea contractului, pe bază de proces-verbal semnat de președintele asociației și de cenzor, toate documentele, bunurile și valorile aflate în administrarea sa, situația financiar-contabilă a asociației și a fiecărui proprietar, precum și situația elementelor de activ și de pasiv la data predării. Procesul-verbal cuprinde și ultima chitanță de încasare, numele restanțierilor și sumele datorate, contractele în derulare și plățile de efectuat după predare. Dacă nu predă, administratorul nu este descărcat de gestiune și poate fi acționat în instanță de asociație.
Practic, în ziua predării se fac cinci lucruri: se semnează inventarul numerotat al documentelor, se confirmă soldurile cu extrasul bancar din aceeași zi, se schimbă specimenele de semnătură la bancă, se notifică furnizorii și compartimentul de sprijinire a asociațiilor din primărie și se preiau documentele tehnice — cartea tehnică a construcției, dosarul ISCIR al ascensorului și contractul cu operatorul RSVTI, procesele-verbale de verificare a instalației de utilizare a gazelor naturale și documentele de apărare împotriva incendiilor. Contractul nou trebuie să conțină, simetric, aceleași obligații de predare la ieșire, plus tariful ferm, termenele de raportare și clauza privind exportul datelor din platforma de administrare.
Pasul 7. Primele 90 de zile și indicatorii care arată dacă a funcționat
Rezultatul se măsoară în trimestrul care urmează, nu în ziua semnării. În prima lună, noul administrator reface reconcilierea soldurilor și emite o listă de plată în care fiecare poziție are factura corespondentă. În luna a doua se așază calendarul de mentenanță și verificările obligatorii, cu termene scrise. În luna a treia se pune în aplicare planul de recuperare a restanțelor: notificări, penalități — care nu pot depăși 0,2% pe zi de întârziere, se aplică abia după 30 de zile de la scadență și nu pot depăși suma asupra căreia sunt calculate — și, pentru debitele vechi, acțiune în instanță.
La șase luni, o schimbare reușită se vede în patru cifre pe care orice proprietar le poate cere: rata de încasare peste 92%, sold al fondului de reparații identic cu cel din extrasul bancar, lista de plată afișată la aceeași dată în fiecare lună și timp mediu de răspuns la sesizări sub 48 de ore. Dacă după două trimestre aceste valori nu se apropie de praguri, problema nu a fost rezolvată prin schimbarea persoanei, ci doar mutată — iar următoarea verificare trebuie să înceapă tot de la Pasul 1, cu documentele pe masă și cu un cenzor care semnează.
