Administrarea unui condominiu a funcționat mult timp după proceduri previzibile: liste de plată lunare, o adunare generală pe an, câteva contracte de mentenanță și un registru de casă ținut manual. Intervalul 2024-2026 a mutat însă mai multe repere ale acestei activități aproape simultan: facturile furnizorilor circulă prin sistemele fiscului, baza de calcul a impozitului pe clădiri s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026, contorizarea individuală are un termen european ferm, iar directiva privind performanța energetică a clădirilor trebuia transpusă în legislația națională până la 29 mai 2026.
Consecințele se văd în bugetul anual, în lista de investiții aprobată de adunarea generală și în volumul de muncă pe care îl poate acoperi un administrator. Mai jos, schimbările cu efect direct asupra deciziilor de management din acest an.
Fluxul de documente a trecut prin SPV: e-Factura și limitele numerarului
Cea mai vizibilă schimbare operațională nu vine din Legea 196/2018, ci din fiscalitate. De la 1 ianuarie 2024, furnizorii persoane juridice transmit facturile prin sistemul RO e-Factura, iar din 2025 mecanismul a fost extins și către clienții persoane fizice. Asociația nu mai primește facturile de utilități, de mentenanță a ascensorului sau de dezinsecție pe e-mail, ci le descarcă din Spațiul Privat Virtual. Termenul de transmitere este de cinci zile calendaristice de la emitere, iar fișierul XML cu sigiliul electronic al ANAF este exemplarul care contează în fața fiscului.
Pentru o asociație, tranziția a însemnat trei ajustări concrete:
- acces tehnic la SPV, adică un certificat digital calificat pe numele președintelui sau al administratorului, cu un cost anual de 200-400 de lei, ori împuternicire dată firmei de contabilitate;
- arhivare digitală a fișierelor XML și a documentelor justificative, în paralel cu dosarul clasic păstrat la sediul asociației;
- reducerea încasărilor în numerar, în contextul plafoanelor din Legea 70/2015 modificată: cel mult 5.000 de lei într-o zi de la aceeași persoană și un sold de casă de maximum 50.000 de lei la sfârșitul zilei.
Efectul secundar a fost migrarea către plata online a întreținerii, cu comisioane de 0,5%-2% sau 1-3 lei pe tranzacție pentru sume mici. Cine suportă comisionul, asociația sau proprietarul, se decide în adunarea generală, nu de administrator.
Contorizarea cu citire la distanță are termen: 1 ianuarie 2027
Regulile de eficiență energetică preluate din legislația europeană stabilesc un termen greu de negociat: de la 1 ianuarie 2027, contoarele individuale și repartitoarele de costuri pentru energie termică din condominii trebuie să permită citirea de la distanță. Dispozitivele deja montate care nu au această funcție urmează să fie înlocuite sau modernizate, cu excepția cazurilor în care asociația demonstrează că măsura nu este fezabilă din punctul de vedere al costurilor.
Termenul se traduce într-o investiție care are nevoie de hotărâre a adunării generale și de finanțare, de regulă din fondul de reparații, eșalonată pe două exerciții. Prețurile orientative din 2026 sunt de 120-200 de lei pentru un repartitor electronic cu transmisie radio, montat, și de 180-320 de lei pentru un contor de apă cu modul radio, plus verificarea metrologică periodică, de 60-120 de lei per contor. La o scară cu 40 de apartamente, cu patru corpuri de încălzire și două puncte de apă în medie pe apartament, investiția ajunge la 35.000-55.000 de lei, adică 900-1.400 de lei pe apartament. Compensația este operațională: dispar campaniile de citire cu acces în apartamente, scad disputele pe indexul estimat și devin posibile alertele pe consum atipic.
Impozitul pe clădiri, recalculat din 2026: ce evidențe trebuie actualizate
De la 1 ianuarie 2026 se aplică un nou mod de calcul al impozitului pe clădiri. Valoarea impozabilă de referință pentru locuințele cu structură din beton armat și cu instalații a fost indexată la 2.677 de lei pe metru pătrat, cotele pentru clădirile rezidențiale rămân între 0,08% și 0,2%, dar consiliile locale nu mai pot coborî sub cota aplicată în 2025. Reducerile pentru vechime au fost diminuate: 15% pentru clădirile de 50-100 de ani și 25% pentru cele de peste 100 de ani. Pentru un apartament de 55 mp utili dintr-un bloc ridicat în anii ’80, într-o zonă centrală de municipiu, impozitul pe 2026 ajunge frecvent la 400-700 de lei.
Partea care privește direct managementul clădirii este tratamentul spațiilor cu altă destinație. Un apartament în care funcționează un cabinet, un birou sau un salon devine clădire cu destinație mixtă, iar impozitul se calculează separat pentru suprafața rezidențială și pentru cea nerezidențială, pe baza unei declarații și, de regulă, a unui raport de evaluare depus până la 31 martie. Cotele pentru partea nerezidențială deținută de persoane fizice merg de la 0,2% la 1,3%, iar clădirile firmelor nereevaluate în termenul legal sunt impozitate cu o cotă-sancțiune de 5%. Distincția explicată pe larg în ghidul despre diferența dintre proprietățile rezidențiale și comerciale a devenit astfel un criteriu de lucru pentru administrator: influențează declarațiile depuse la taxele locale, repartizarea unor cheltuieli comune și justificarea tarifelor diferite pentru spațiile comerciale de la parter.
Performanța energetică: documente noi în dosarul clădirii
Directiva (UE) 2024/1275 privind performanța energetică a clădirilor avea termen de transpunere 29 mai 2026, iar România se numără printre statele care au primit notificări din partea Comisiei Europene pe acest subiect. Pentru fondul construit existent, cadrul care se conturează aduce o scală recalibrată a certificatelor de performanță energetică, pașaportul de renovare ca document de planificare pe etape, cerințe de pregătire pentru montarea de panouri fotovoltaice la clădirile noi și la cele nerezidențiale mari, respectiv pre-cablarea locurilor de parcare pentru puncte de reîncărcare a vehiculelor electrice.
Consecința administrativă este că tot mai multe decizii ale asociației vor porni de la documente energetice. Certificatul de performanță energetică, obligatoriu la vânzare și la închiriere, costă în general 1.500-4.000 de lei pentru un bloc întreg, iar un audit energetic care fundamentează o renovare se încadrează între 3.000 și 8.000 de lei. Cererile de finanțare pentru reabilitare se construiesc pe aceleași documente, iar asociațiile care le au deja pregătite pornesc cu un avans de câteva luni la orice apel de proiecte.
Softul de administrare a devenit infrastructură, nu accesoriu
Piața aplicațiilor pentru administrare s-a reașezat sub presiunea a două cerințe: raportarea electronică și așteptarea proprietarilor de a vedea situația la zi pe telefon. Programele instalate pe un singur calculator, cu licență de circa 2.500 de lei și actualizări anuale de câteva sute de lei, au pierdut teren în fața platformelor în cloud, unde bugetul obișnuit pentru o asociație de 60-80 de apartamente este de 100-200 de lei pe lună, cu emiterea listelor, integrarea e-Factura, aplicația pentru proprietari și plățile online incluse.
Funcțiile care fac diferența în 2026 nu mai sunt calculul listei de plată, ci avizierul digital cu confirmare de afișare, arhiva accesibilă cenzorului, registrul de mentenanță pe fiecare echipament, importul automat al indecșilor de la contoarele radio și evidența garanțiilor la lucrări. Înainte de semnarea contractului merită verificat cine deține baza de date la schimbarea administratorului și în ce format poate fi exportată. Tot aici intră calitatea de operator de date: supravegherea video și accesul controlat din telefon presupun hotărâre a adunării generale, informarea locatarilor și o durată de stocare a imaginilor de 20-30 de zile.
Presiunea pe costuri: energie liberalizată și TVA de 21%
Două schimbări au ridicat costul de funcționare al oricărei clădiri colective. Prima: plafonarea prețului la energie electrică a expirat la 1 iulie 2025, iar tarifele finale s-au așezat pentru consumatorii casnici în jurul a 1,1-1,5 lei/kWh cu TVA inclus. Consumul de pe părțile comune, adică iluminat, ascensoare, pompe și ventilația parcajelor, nu mai este o linie reziduală de buget: la 1.500-2.500 kWh pe lună, o clădire cu două ascensoare ajunge la 1.800-3.500 de lei lunar numai din electricitate.
A doua: de la 1 august 2025, cota standard de TVA a urcat la 21%, iar cotele reduse au fost unificate la 11%, aplicabilă între altele apei potabile și serviciilor de canalizare, în timp ce energia electrică și gazele naturale rămân la cota standard. Asociația nu deduce TVA, așa că majorarea se transferă integral în lista de plată: un contract de mentenanță de 700 de lei pe lună a trecut de la 833 la 847 de lei cu TVA. Tarifele firmelor de administrare din marile orașe sunt în 2026 de 30-60 de lei pe apartament pe lună pentru pachetul standard, care acoperă administrarea, contabilitatea și casieria, și urcă spre 90-120 de lei acolo unde intră și curățenia.
Termenele care intră în calendarul următoarelor 12 luni
Din perspectiva planificării, anul administrativ 2026-2027 are câteva puncte fixe pe care comitetul executiv le poate trece direct în bugetul aprobat:
- 31 martie, termenul pentru declarațiile privind clădirile cu destinație mixtă sau nerezidențială și pentru plata impozitului cu bonificația de până la 10%;
- primul trimestru, în care se ține adunarea generală ordinară, obligatorie anual conform Legii 196/2018, și se aprobă bugetul, fondul de reparații și lista de investiții;
- 29 mai 2026, termenul de transpunere a directivei privind performanța energetică, urmat de actualizarea normelor tehnice naționale;
- verificările periodice care nu depind de voința asociației: instalația de utilizare a gazelor naturale, cu verificare tehnică la doi ani și revizie la zece ani, la un cost uzual de 80-150 de lei pe apartament, plus verificările ISCIR la ascensoare;
- 1 ianuarie 2027, data până la care contoarele și repartitoarele trebuie să fie citibile de la distanță.
Diferența dintre o asociație care traversează aceste termene fără sincope și una care le descoperă pe măsură ce expiră ține mai puțin de mărimea clădirii și mai mult de disciplina evidenței: contracte indexate, indecși importați automat, un plan de investiții pe trei ani și hotărâri de adunare generală formulate destul de precis încât să acopere cheltuiala atunci când ea devine obligatorie.
